Personalakte: Wie Unternehmen Datenschutz und Effizienz vereinen

Die Personalakte ist ein zentrales Element der Personalverwaltung in Unternehmen und Behörden. Sie dient dazu, sämtliche relevanten Informationen über einen Mitarbeiterin zu dokumentieren und aufzubewahren. Doch welche Daten gehören in eine Personalakte, welche rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es und wie können Arbeitgeber sicherstellen, dass Datenschutzvorschriften eingehalten werden?

Die Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten, die alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiterin enthalten. Sie dient als Grundlage für Personalentscheidungen, Gehaltsabrechnungen und andere administrative Prozesse. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen, doch in den meisten Fällen ist sie ein unverzichtbares Hilfsmittel für eine effiziente Personalverwaltung.

Neben der physischen (Papier-)Personalakte gibt es mittlerweile auch digitale Personalakten, die Unternehmen eine effizientere Verwaltung ermöglichen. Diese erfordern besondere Maßnahmen zur Datensicherheit, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Welche Dokumente gehören in die Personalakte?

Die Personalakte enthält verschiedene Unterlagen, die sich in unterschiedliche Kategorien unterteilen lassen:

Stammdaten und Bewerbungsunterlagen

• Bewerbungsanschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse und Qualifikationen
• Arbeitsvertrag und Nebenabreden
• Sozialversicherungsnachweise
• Steueridentifikationsnummer und Bankverbindung

Arbeitsrechtliche Dokumente

• Abmahnungen
• Versetzungen
• Arbeitszeitregelungen und Urlaubsansprüche
• Gehaltsabrechnungen und Lohnnachweise
• Beurteilungen und Zeugnisse

Gesundheits- und Sozialdaten

• Bescheinigungen über Krankheitszeiten
• Arbeitsmedizinische Untersuchungen
• Nachweise über Schwerbehinderung (falls freiwillig vorgelegt)

Weiterbildungen und Qualifikationen

• Teilnahmezertifikate an Schulungen
• Nachweise über absolvierte Weiterbildungen

Nicht in die Personalakte gehören private Informationen wie politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Krankheitsdiagnosen, sofern sie nicht direkt die Arbeitsfähigkeit betreffen.

Digitale Personalakte: Vorteile und Herausforderungen

Mit der fortschreitenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Personalakten, da sie zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Papierakte bieten. Einer der größten Pluspunkte ist die verbesserte Organisation und die schnellere Zugriffsmöglichkeit auf relevante Dokumente. Mitarbeitende aus der Personalabteilung können wichtige Unterlagen effizient verwalten, ohne lange nach bestimmten Informationen suchen zu müssen. Zudem sparen digitale Personalakten Platz, da keine physischen Aktenordner mehr benötigt werden, was nicht nur die Büroorganisation erleichtert, sondern auch umweltfreundlicher ist.

Ein weiterer Vorteil liegt in der erhöhten Sicherheit: Durch Zugriffsbeschränkungen kann genau festgelegt werden, welche Personen auf welche Dokumente zugreifen dürfen. Zudem lassen sich Änderungen an den gespeicherten Daten einfacher nachverfolgen, sodass eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist.

Allerdings bringen digitale Personalakten auch Herausforderungen mit sich, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und IT-Sicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten und personenbezogene Daten nur im erlaubten Rahmen speichern und verarbeiten. Dies erfordert den Einsatz geeigneter IT-Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates. Zudem müssen rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten beachtet werden, um unbefugten Zugriff oder eine unzulässige Speicherung zu vermeiden. 

Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Personalakte unterliegt strengen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Einsichtsrechte der Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter hat das Recht, seine/ihre Personalakte einzusehen (§ 83 Betriebsverfassungsgesetz). Eine Einsichtnahme durch Dritte ist ohne Zustimmung nicht erlaubt.

Aufbewahrungs- und Löschfristen:

Die Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokuments ab:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 6 Jahre
• Steuerliche Unterlagen: 10 Jahre
• Bewerbungsunterlagen (bei Absage): 6 Monate
• Abmahnungen: Können nach einer gewissen Zeit aus der Personalakte entfernt werden

Verbotene Datenverarbeitung:

Bestimmte Daten dürfen nicht ohne ausdrückliche Einwilligung gespeichert werden, zum Beispiel:

• Ethnische Herkunft
• Politische Meinungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Gesundheitsdaten, sofern sie nicht arbeitsrelevant sind

Best Practices für Unternehmen

Ein zentraler Aspekt ist Transparenz: Mitarbeitende sollten jederzeit nachvollziehen können, welche Daten über sie gespeichert werden und zu welchem Zweck. Dies schafft Vertrauen und stellt sicher, dass alle Prozesse im Einklang mit den gesetzlichen Datenschutzvorgaben stehen.

Ein weiterer essenzieller Punkt ist der Schutz personenbezogener Daten. Strenge Zugangskontrollen müssen gewährleisten, dass nur befugte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Zudem sollte die Speicherung der Daten verschlüsselt erfolgen, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Ebenso wichtig ist die regelmäßige Aktualisierung der Personalakte, da veraltete oder fehlerhafte Daten nicht nur die Effizienz der Personalverwaltung beeinträchtigen, sondern auch zu rechtlichen Problemen führen können. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass unzutreffende Informationen zeitnah gelöscht oder korrigiert werden.

Besonders in der digitalen Personalverwaltung spielt zudem die IT-Sicherheit eine entscheidende Rolle. Unternehmen müssen wirksame Maßnahmen wie Virenschutz, regelmäßige Backups und starke Verschlüsselungstechniken einsetzen, um die gespeicherten Daten vor Verlust oder Cyberangriffen zu schützen.