Workbase: Mit Mitarbeiterplattform Effizienz erhöhen und Wachstum fördern

Mit der herkömmlichen Einarbeitung neuer Mitarbeiter verlieren Unternehmen nicht nur eine Menge Zeit, sondern verschenken wegen fehlender Ausbildungskompetenzen oftmals viel Potenzial. Um diesen Missstand zu beheben, hat Nils Kröger mit Workbase eine gleichermaßen flexible wie unkomplizierte Lösung geschaffen: So erlaubt die Plattform es jeder Firma, die Produktivität vorhandenen Personals nachhaltig zu steigern und neue Kollegen automatisiert einzulernen. Hier erfahren Sie, welche Funktionen sie bietet und wie Unternehmen sie effektiv für sich nutzen.

Inmitten des fortwährenden Fachkräftemangels gewinnt es für Unternehmen immer mehr an Bedeutung, das Potenzial ihrer bestehenden Belegschaft bestmöglich auszuschöpfen und neuen Mitarbeitern einen raschen Einstieg zu ermöglichen. Schließlich verfolgen sie das Ziel, den oftmals hohen Kundenanforderungen gerecht zu werden, weiß Nils Kröger. Allerdings führt die Integration neuer Kollegen dazu, dass erfahrene Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden. Darüber hinaus gestaltet sich der Onboarding-Prozess häufig weniger reibungslos als von den Verantwortlichen erhofft. „Da die meisten Unternehmen ohnehin unterbesetzt sind, ist es gerade jetzt unerlässlich, seine Effizienz auch in diesem Bereich zu optimieren – wer sich nicht um entsprechende Maßnahmen bemüht, riskiert in der Summe erhebliche finanzielle Einbußen“, betont Nils Kröger, Geschäftsführer von Workbase.

Nils Kröger: Workbase war zunächst nur als internes Tool gedacht

„Als besonders wirkungsvoll für eine lückenlose und ressourcenschonende Einarbeitung und Weiterbildung von Mitarbeitern haben sich digitale Lösungen gezeigt. Wir haben deshalb eine Plattform entwickelt, die all die genannten Probleme vollumfänglich löst und Firmen damit einen entscheidenden Vorteil verschafft“, führt er weiter aus. Nils Kröger ist Geschäftsführer von Workbase und gründete im Jahr 2017 die Agentur Amzkey, die sich rasch zu einer der Top-Amazon-Agenturen in der DACH-Region etablierte. Mit dem kontinuierlichen Anstieg der Mitarbeiterzahl wurde das Personalmanagement auch für sein Unternehmen zunehmend zeitintensiver, weshalb er Workbase ursprünglich als internes Tool für eigene Zwecke entwickelte. Inzwischen steht die Plattform jedoch auch anderen Firmen zur Verfügung und stößt bei ihnen als Gesamtlösung für die effiziente Einarbeitung und Weiterbildung von Mitarbeitern auf große Beliebtheit.

Workbase bietet den Mitarbeitern alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung: Workbase als innovative Mitarbeiterplattform

„Primär sollte eine Mitarbeiterplattform für Mitarbeiter so benutzerfreundlich wie möglich gestaltet sein. Darüber hinaus haben wir für Workbase einige weitere Kriterien festgelegt, die wir lückenlos berücksichtigen, um maximale Effizienz zu erreichen“, verrät Nils Kröger. Insbesondere in älteren Firmen existieren oft ungenutzte oder vernachlässigte Intranets, die praktisch keinen Nutzen bieten. Hier fehlen sowohl Schulungskurse, Prüfungen, Neuigkeiten, Umfragen und dergleichen als auch eine personalisierte Startseite je nach der Rolle. Eine auf den Mitarbeiter zugeschnittene Startseite im Mitarbeiterportal ist laut dem Experten jedoch entscheidend für maximale Produktivität. Abhängig von der Rolle des Mitarbeiters werden bei Workbase daher alle relevanten Informationen auf einen Blick präsentiert. Dies vermeidet Zeitverschwendung und erleichtert die Informationsbeschaffung.

Zusätzlich ermöglicht es Workbase, interne Neuigkeiten auf der Plattform zu verbreiten und die Angestellten so stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Dadurch gewährleisten Unternehmen die notwendige Transparenz, um Missverständnisse und Verwirrung unter den Mitarbeitern zu verhindern. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen erlauben es den Verantwortlichen zudem, das System und das Unternehmen fortlaufend zu optimieren und jegliche Inhalte an die Bedürfnisse der Arbeitnehmer anzupassen. Anonyme Umfragen geben den Unternehmen ferner ehrliche Rückmeldungen zu diversen Themen und vermitteln ein klares Bild der aktuellen Stimmung im Team. „Mit all diesen Tools bei Workbase wollen wir sicherstellen, dass unsere technische Lösung einerseits stets die spezifischen Probleme einzelner Firmen löst und andererseits durchgehend verbessert wird“, erklärt Nils Kröger.

Nils Kröger erklärt, dass Workbase das Wissen von OpenAI und unternehmensinterne Informationen miteinander verbindet.

Darüber hinaus ergibt sich für Unternehmen die Möglichkeit, Trainingskurse für bestimmte Rollen, Abteilungen oder auch für alle Mitarbeiter hochzuladen, um Mitarbeiter optimal zu schulen. Die Inhalte werden auf simple Art und Weise in Workbase aufgenommen und können schließend direkt für Mitarbeiter veröffentlicht werden, so Nils Kröger.

Nils Kröger über die Workbase AI

Heutzutage immer relevanter wird auch der Einsatz künstlicher Intelligenzen, weiß Nils Kröger. Besonders ChatGPT findet dabei seine Anwendung in zahlreichen Unternehmen. Schließlich kann dieses System nicht nur Fragen beantworten und personalisierte E-Mails schreiben, sondern auch ganze Marketingkonzepte und viele andere Dinge erstellen. Was ChatGPT allerdings nicht kann, ist individuelle Informationen zum eigenen Unternehmen verarbeiten. Fragt man das System also beispielsweise, wie man Urlaub einreichen kann oder in welcher Abteilung der Kollege arbeitet, wird ChatGPT keine Antwort haben. „Wir haben diese Intelligenz mit unserem Workbase Assistenten optimiert“, erklärt Nils Kröger. So ist Workbase in Zusammenarbeit mit OpenAI gebaut und weist damit die gleichen Funktionen von ChatGPT auf – mit dem entscheidenden Unterschied, dass Workbase auf jegliche Informationen im Unternehmen zugreifen kann. So können Mitarbeiter den Assistenten jederzeit aufrufen und jegliche Informationen fragen.

Sogar die Kommunikation durch Sprachnachrichten ist mit Workbase möglich.

Um dabei den höchsten Sicherheitsstandards in Bezug auf die Unternehmensdaten zu gewährleisten, wurden einige Funktionieren und Absicherungen bei Workbase implementiert. Zudem kann die Assistenz eigens gebrandet oder Datenquellen, Regeln oder Dokumente hinzugefügt werden. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit, per Sprachnachricht anstelle von Textnachrichten mit der AI zu kommunizieren. Das spart im Alltag für Mitarbeiter enorm viel Zeit und entsprechende Kosten für das Unternehmen. „Über unsere Website ist hierzu eine kostenfreie Demo-Version abrufbar, die all diese Dinge ausführlich erklärt“, so Nils Kröger. 

„In unserer Agentur hat Workbase zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität geführt“, sagt Nils Kröger.

Kundenspezifische Integration und Support: Mit Nils Kröger zu umfassender Produktivitätssteigerung

„Neuen Kunden stellen wir ein umfassendes Setup zur Verfügung“, so Nils Kröger. Dabei werden beispielsweise – sofern vorhanden – Videos von Plattformen wie Kajabi und Inhalte von Plattformen wie Notion in Workbase integriert. Zusätzlich wird in Zusammenarbeit mit den Kunden das Mitarbeiterportal gemäß ihrer Vorstellungen eingerichtet. Der Fokus liegt dabei auf einer problemlosen Arbeit der Mitarbeiter mit dem System. Sollte es doch einmal zu Schwierigkeiten kommen, kann auf den durchgängigen Telefonservice oder auf die Möglichkeit zum Livechat-Kontakt zurückgegriffen werden. Im Alltag können Mitarbeiter, die eine entsprechende Berechtigung haben, jegliche Seiten und Trainings bei Workbase mit einem Klick bearbeiten.

„In unserer Agentur hat Workbase zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität geführt. Dank der Zentralisierung und Zusammenfassung aller erforderlichen Informationen konnten zahlreiche Prozesse vereinfacht und eine lückenlose Vorbereitung aller Mitarbeiter auf ihre Aufgaben gewährleistet werden“, betont Nils Kröger. Damit sich interessierte Firmen selbst ein Bild davon machen können, bietet das Team von Workbase kostenlose Demo-Termine über die Website an.