Auftragsflut und Zeitdruck: Wie Kanzleien eine zu hohe Arbeitsbelastung verhindern

Die Arbeitsbelastung ist ein allgegenwärtiges Thema in vielen Branchen, aber kaum woanders ist sie derzeit so präsent wie in Steuerkanzleien. Sie sind bekannt für ihre viel beschäftigte Atmosphäre, die Fülle von Aufträgen und den kontinuierlichen Zeitdruck. Es ist daher wichtig, dass Kanzleien Maßnahmen ergreifen, um die Belastung zu reduzieren und das Wohlbefinden aller Mitarbeiter zu fördern. 

Die Arbeitsbelastung in Kanzleien ist zweifellos eine Herausforderung. Eine der größten ist dabei die zeitliche Entlastung der Kanzleileitung. Denn die Leitung einer Kanzlei erfordert nicht nur fachliche Expertise, sondern auch umfangreiches Management-Know-how und die Fähigkeit, vielfältige Aufgaben effizient zu koordinieren. Um Zeit für strategische Entscheidungen und die Entwicklung des Unternehmens zu gewinnen, ist es daher entscheidend, die administrative Arbeitsbelastung zu reduzieren. 

Damit das Stressniveau nicht bis ins Unendliche steigt und eine gesunde Work-Life-Balance erhalten bleibt, gibt es einige zu berücksichtigende Aspekte, die die Arbeitsbelastung effektiv bewältigen und die Kanzleileitung und die Mitarbeiter langfristig unterstützen.

5 Tipps zur Senkung der Arbeitsbelastung in Steuerkanzleien

Der Kampf gegen die Auftragsflut

Kanzleien sind für ihre schier endlosen Aktenberge bekannt, auch wenn diese heute meist nur noch virtuell auf dem Bildschirm vorliegen. Viele Fälle erfordern eine umfangreiche Koordination, das Durchforsten von Gesetzesbüchern und das Analysieren von Kommentaren. Das alles kann zu einem erdrückenden Gefühl der Arbeitsbelastung führen. Die Kanzleimitarbeiter stehen vor der Herausforderung, effiziente Systeme und Arbeitsmethoden zu entwickeln, um die Auftragslast zu bewältigen. Deshalb ist es umso wichtiger, klare Standards und einheitliche Prozesse zu definieren, um dauerhaft eine zügige und qualitativ hochwertige Bearbeitung für die Mandanten gewährleisten zu können.

Der ständige Zeitdruck führt zu einer hohen Arbeitsbelastung

Kanzleien müssen oft strenge Fristen einhalten. Dieser ständige Zeitdruck kann eine enorme Arbeitsbelastung mit sich bringen. Mitarbeiter müssen oft Überstunden leisten und Wochenenden opfern, um mit den Anforderungen Schritt zu halten. Um diesem Druck entgegenzuwirken, ist es wichtig, klare Prioritäten zu setzen, effektive Zeitmanagementtechniken zu erlernen und die Arbeit sorgfältig zu planen. 

Eine gute Kommunikation innerhalb des Teams und die Delegation von Aufgaben können ebenfalls dazu beitragen, die Arbeitsbelastung auf mehrere Schultern zu verteilen.

Der Umgang mit anspruchsvollen Mandanten

Ein weiterer Faktor, der zur starken Arbeitsbelastung in Kanzleien beiträgt, ist der Umgang mit anspruchsvollen Mandanten. Mandanten haben oft hohe Erwartungen und fordern zudem eine schnelle und fehlerfreie Bearbeitung ihrer Fälle. Dies kann zu einem erhöhten Stressniveau führen, insbesondere wenn es um komplexe Rechtsfragen geht. Kanzleimitarbeiter müssen dabei nicht nur fachlich kompetent sein, sondern auch über ausgeprägte Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten verfügen, um mit schwierigen Mandanten umzugehen. Eine offene und transparente Absprache lässt Missverständnisse vermeiden, verbessert die Beziehung zu den Mandanten und verringert die Arbeitsbelastung.

Michael Wohlfart von der Kanzleibooster GmbH hilft Steuerkanzleien nachhaltig bei der Verringerung ihres hohen Arbeitsvolumens.

Übrigens ist die Verbesserung der Mandantenstruktur ein zentraler Aspekt für den Erfolg einer Kanzlei. Denn eine optimale Mandantenstruktur ermöglicht nicht nur eine effiziente Arbeitsweise, sondern auch eine gezielte Ausrichtung auf lukrative Geschäftsbereiche. Eine klare Segmentierung der Mandanten nach deren Bedürfnissen, Branchen und Potenzialen kann dabei helfen, die Ressourcen der Kanzlei optimal einzusetzen. Durch eine regelmäßige Überprüfung der bestehenden Mandantenbasis werden unrentable Mandate identifiziert und gegebenenfalls abgegeben, um Platz für profitablere Mandate zu schaffen. Eine verbesserte Mandantenstruktur stärkt schließlich nicht nur die wirtschaftliche Position und Produktivität der Kanzlei, sondern verringert gleichzeitig auch die Arbeitsbelastung.

Die Bedeutung von Work-Life-Balance für die Arbeitsbelastung

Eine zu hohe Arbeitsbelastung kann auch zu einer schlechten Work-Life-Balance führen. Kanzleimitarbeiter sind oft geneigt, ihre Arbeit über ihr persönliches Wohlbefinden zu stellen und vernachlässigen dabei ihre Freizeit und sozialen Bindungen.

Die ständige Verfügbarkeit und das hohe Arbeitspensum können zu Überarbeitung, Burnout und anderen gesundheitlichen Problemen führen. 

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Kanzleien den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Flexible Arbeitszeitmodelle, Unterstützung bei der Kinderbetreuung und die Förderung von Erholungsphasen sind nur einige der Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern.

Die Rolle des Arbeitgebers

Arbeitgeber haben eine wichtige Verantwortung, die Arbeitsbelastung in Kanzleien zu erkennen und anzugehen. Eine positive Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter ihre Bedenken äußern können, ist von großer Bedeutung. Regelmäßige Mitarbeitergespräche, in denen Arbeitsbelastung, Stressfaktoren und mögliche Lösungen besprochen werden, können dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sich gehört und unterstützt fühlen. Darüber hinaus sollten Kanzleien die Möglichkeit bieten, Weiterbildungen anzubieten, um die Kompetenzen der Mitarbeiter zu erweitern und effizientere Arbeitsmethoden zu erlernen, um auch so die Arbeitsbelastung einzugrenzen.